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Optimizar el uso del tiempo: trabajar tres aspectos | |
De: Oriol Güell Custòdio
Fecha: Enero 2002
Origen: Marketing Jurídico
Si usted estuviera en una isla desierta viviendo de renta, ¿tendría agenda? Seguramente no. La memoria le sería suficiente. Si en esta isla desierta poco a poco asumiera más tareas, llegaría un momento que preferiría olvidarse de la memoria y haría una lista. Si con el tiempo asumiera más y más tareas, necesitaría una agenda, ya que tendría trabajo no sólo para hoy sino también para mañana y pasado. Si llegase un momento que no llegara a cumplir todas las tareas pendientes, debería priorizar.
Muchos de nosotros funcionamos como si acabásemos de llegar a la isla desierta cuando en realidad necesitamos disponer de unas herramientas para gestionar nuestro apreciado tiempo personal y profesional. Debemos olvidarnos de hábitos que nos eran útiles cuando teníamos poco volumen de trabajo y aprender nuevas herramientas de gestión y organización personal.
Antes de empezar a mejorar en nuestra gestión del tiempo debemos saber por dónde empezar. Hay tres aspectos en los que tenemos que centrar la atención: los hábitos, la propia organización y la priorización.
Como hábitos podríamos citar el perfeccionismo, la necesidad de ser amable o la pasión por el esfuerzo. El perfeccionismo nos impide trabajar de manera eficaz ya que dedicamos, por ejemplo minutos a perfeccionar un documento en el ordenador cuando sería más eficaz y eficiente dejar el documento sin pulir y dedicarse a otra tarea. Es importante entender que ser perfeccionista significa querer hacer las cosas mejor de lo que es necesario. Estaremos de acuerdo en que algunas tareas hay que hacerlas perfectas ya que no permiten margen de error. En esas tareas, querer hacerlas bien no es ser perfeccionista, simplemente aplicamos el sentido común. Si usted es un perfeccionista, aquellas tareas ya finalizadas intente corregirlas tres veces como máximo. Si lo consigue, habrá puesto límite a su perfeccionismo.
La necesidad de ser amables nos impide decir "no" cuando quisiéramos decir "no". Hay personas que cuando dicen "no" se sienten culpables. Es evidente que a veces estará muy bien decir "sí" pero decir siempre "sí" tiene efectos sobre la propia gestión del tiempo. Puede que estas personas estén realizando una tarea determinada para una tercera persona cuando deberían, desde el punto de vista de la gestión del tiempo, estar dedicándose a una tarea propia. En este momento, esta persona no está aprovechando bien su tiempo. Haber dicho "sí" es el culpable.
Otras personas se apasionan con aquellas tareas que requieren esfuerzo: "¿por qué hacerlo fácil cuando se puede hacer difícil?" podría ser su lema. Estas personas aman el trabajo, el esfuerzo, las llamadas, las mesas llenas de papeles, el colapso. Se centran más en el proceso de trabajo que en los resultados. Aquello que es fácil no les atrae, por lo que tienen tendencia a complicar lo fácil. Es evidente que, en muchas ocasiones, estas personas están desaprovechando su tiempo.
Cada uno de nosotros debería reflexionar sobre cuál
de los hábitos que hemos citado tiene
presentes. Esos
serán, entre otros, sus ladrones del tiempo.
Corregir sus malos hábitos no será suficiente si usted no se organiza. En primer lugar, intente identificar qué tareas realiza periódicamente. Identifique también las que no realiza periódicamente pero le iría bien hacerlo. Adquiera o confecciónese usted mismo una agenda que le sea útil para su trabajo. Intente usar solamente una sola agenda. Si tiene dos o más, está corriendo el riesgo de quedar con dos personas el mismo día a la misma hora. Anótese las tareas solamente en un único lugar y si las anota en otro, táchelas para evitar que estén anotadas en sitios distintos a la vez.
Ordene su mesa de trabajo. Cada papel que tiene delante de sus ojos le perjudica más de lo que usted se imagina. Cree un sistema de archivo lógico. Evite siempre las etiquetas generalistas como "varios" u "otros". Elabore un sistema para atender los papeles que lleguen a su mesa pero, si le es posible, no los atienda nunca cuando lleguen.
Debe usted también reflexionar sobre las tareas que realiza. Quizás trabaja de manera desorganizada. Algunas tareas que usted trata como especiales le resultarían más sencillas si tuvieran un modelo, una estructura. ¿Qué modelos podría usted realizar en su trabajo?
Si usted tiene mucho trabajo y no puede llegar a todo, debe priorizar. Para priorizar necesita un criterio. Necesita distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. Cada una de las tareas que usted atiende puede clasificarse como:
1. urgente + / importante +
2. urgente - / importante +
3.
urgente + / importante -
4. urgente - / importante -
Recuerde que lo que hacemos ahora es comparar las tareas entre si en cuanto a importancia y a urgencia. Una tarea urgente + / importante + es más importante que una tarea urgente + / importante -; Eso no significa que esta segunda tarea no sea importante, simplemente significa que esta tarea es menos importante que la primera. El orden en el que debe realizar las tareas es el mismo que el que figura en la clasificación. Si no llega a todo, debe dejar de hacer: o no lo hace nadie o lo hace otra persona que no sea usted, es decir, debe usted delegar.
Recuerde usted un dato importante: si atiende urgencias, genera, a la larga, más urgencias. La mejor manera de disminuir las urgencias no es sólo atendiéndolas. La mejor manera es realizando aquellas tareas que a la larga disminuyen las urgencias, que seguramente serán las tareas que clasificaríamos como urgente - / importante +, como por ejemplo cuidar las relaciones personales, planificar el futuro o cuidar la capacidad de producción en vez de preocuparse solamente de la producción. ¿Ha pensado en su trabajo? ¿Qué debería usted hacer para no tener tantas urgencias?
Oriol Güell Custòdio.
Psicólogo y
formador de empresas, colaborador de MJC-Marketing Jurídico
Consultores. www.marketing-juridico.com
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