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Los mensajes de correo electrónico | |
De: Iolanda Guiu
Fecha: Mayo 2002
Origen: Marketing Jurídico
Hace unos días recibí en mi bandeja de correo electrónico un mensaje cuyo emisor se identificaba tan sólo con el nombre de pila. Durante unos minutos no supe si abrirlo o no puesto que parecía un virus. Al final, opté por trasladarlo a la bandeja de elementos eliminados. No obstante, al final de la jornada, cuando gestionaba mi correo y ordenaba los mensajes del día, recordé el citado mensaje. Abrí la bandeja de elementos eliminados y el mensaje seguía allí. Finalmente, por curiosidad, lo abrí y, mientras lo hacía, pensé: "si es un virus y el antivirus no lo detecta, me juego el disco duro". Mi sorpresa fue que no sólo no se trataba de un virus sino que se trataba de un abogado que había leído interesado nuestros artículos y nos pedía un presupuesto. Si lo hubiera borrado hubiéramos perdido un cliente potencial y el abogado, muy a nuestro pesar, hubiera creído que no teníamos en cuenta su petición. Este es un ejemplo de los muchos que podría relatar.
Los usuarios de correo electrónico, aunque cuenten con un potente antivirus, son cada vez más cautos a la hora de abrir el correo puesto que los virus de última generación son cada vez más destructivos y se presentan bajo nombres y aspectos más sofisticados y menos obvios.
Así pues, y teniendo en cuenta que lo importante, tanto para abogados como para clientes o proveedores, es no perder la oportunidad de contacto con los emisores de los mensajes que recibimos, vamos a enumerar algunas "reglas básicas" que debemos cumplir al enviar un mensaje:
Identificación
Hay que tener en cuenta que un correo electrónico no es más que una carta.
Seguramente, a nadie, y menos en una relación comercial,
se le ocurre enviar una carta sin remitente.
De hecho, todos los
despachos cuentan con su propia papelería y sus sobres con el
logotipo y el nombre del bufete. Es más, el tipo de papelería
es uno más de los elementos del prestigio del bufete.
Así pues, hay que identificarse convenientemente. En la casilla De: debemos poner el nombre del bufete y, si es necesario, el del abogado. Por ejemplo: Lex... - Antonio Pérez. En la casilla Asunto: hay que identificar el objetivo del mensaje, por ejemplo, presupuesto, petición de información, suscripción, etc.
Texto
Como en la carta en papel, el encabezamiento debe incluir una fórmula de cortesía: Sr./Sra. , o si conocemos al receptor, Estimado X, por ejemplo.
Grafía
Respecto a la letra a utilizar hay que descartar escribir todo el
texto con mayúsculas ya que resulta agresivo y dificulta la
lectura. Además entre los usuarios de Internet está
mal visto.
En cuanto al grosor de la letra debe ser de 10 o 12
puntos. Más grande sería ostentosa y más
pequeña dificultaría la lectura.
Tono
Hay que evitar giros agresivos, muy usuales en Internet. Una buena imagen se asocia a un lenguaje correcto y educado, más en un colectivo profesional que tiende siempre a la seriedad y el rigor como la abogacía.
Longitud
Los mensajes deben ser cortos, de no más de una página
y deben escribirse con claridad y precisión, evitando
circunloquios y fórmulas abigarradas.
Si prevemos que
debemos incluir más información será mejor
crear un archivo de texto y adjuntarlo al correo electrónico.
Cierre
Para finalizar, es conveniente usar una fórmula de despedida como Atentamente o Saludos cordiales, e insertar nuestros datos: nombre, correo electrónico, teléfono, fax, dirección postal y web si disponemos de ella. La dirección de la web no debe estar activa puesto que por sus macros podrían entrar virus.
Por último, hay que destacar que deberíamos responder a los mensajes en un máximo de 24 horas. Quien envía un mensaje espera una respuesta y sería una falta de educación no responder.
Si seguimos estas "reglas básicas", nuestras comunicaciones serán mucho más eficaces. Además, conseguiremos el objetivo básico de cualquier comunicación empresarial: ofrecer una buena imagen de la empresa, que es nuestra mejor referencia.
Por todo esto, es importante que esta práctica se extienda a todo el bufete: todo el personal debe atenerse a las mismas reglas y sus mensajes deben tener la misma estructura y el mismo tono. La comunicación del bufete debe ser coherente y estar cohesionada.
Esta sencilla práctica contribuirá a la buena imagen y el prestigio del despacho, y todos aquellos con quienes nos comuniquemos lo agradecerán.
© 2002, Iolanda Guiu.
Consultora de comunicación, MJC-Marketing Jurídico
Consultores. Derechos reservados.
guiu@marketing-juridico.com
[Aviso Legal] http://noticias.juridicas.com